Superintendent Message – Board Meeting June 17, 2019

  • Welcome to our second to the last board meeting before the 2018-19 school year ends. Tonight, we present the draft LCAP and the preliminary budget. It has been a very long year in many respects; and in other ways, it feels like we started yesterday.
  • According to Ed Code, and more importantly because it’s the right thing to do, the Public Hearing for the draft LCAP always comes before the preliminary budget. Why is that? The order matters because student needs drive the priorities of the budget. Since we revised the LCAP in 2015, we share updates almost every month at board meetings, we  seek stakeholder input via School Site Councils, DELAC and DPAC meetings, and student focus groups. This year we held Trustee Area Stakeholder Engagement meetings with over 800 students, staff, and families attending. Based upon the input and feedback, we added Career Technical Education classes and pathways to the LCAP, along with resource periods at our high schools focused on attendance. Dr. Alvarez will be sharing more information during the Public Hearing agenda item tonight.
  • District budgets are controlled by the State Legislature and Governor. As you have seen and heard this year the budget timeline begins with the Governor’s proposal in early January, the Governor’s May Revise (obviously in May), the legislators’ proposal to the Governor by June 15th, and the Governor’s final adopted budget signed by the end of June. Here is what the Legislature approved to send to Governor Newsom on June 13th; ; therefore, Governor Newsom now has 12 days (June 25th) to sign the adopted budget:

Blue – no impact to our budget. Red –positively impacts our budget. Green – significant change since Gov. proposal; anticipated a positive impact, now no impact

  • Approve the Proposition 98 level and Public School System Stabilization Account rainy day fund deposit as proposed by Governor Newsom at the May Revision
  • Provide only the 3.26% statutory cost-of-living adjustment for the Local Control Funding Formula (LCFF) without setting higher LCFF targets
  • Leveling up special education rates to the statewide target level (estimated at $557.27 per average daily attendance in 2019-20) for those Special Education Local Plan Areas that currently receive less than this amount and $493 million for age 3- and 4-year olds with disabilities
  • Funding mechanism for preschoolers with disabilities is currently unknown
  • Provide California State Teachers’ Retirement System (CalSTRS) and California Public Employees’ Retirement System (CalPERS) employer contribution rate relief at the same statewide funding level as proposed in the May Revision ($500 million in 2019-20 and $350 million in 2020-21), but divided into the two retirement systems instead of only to CalSTRS
  • Effective CalSTRS and CalPERS employer contribution rates are currently unknown
  • Retain both Career Technical Education Incentive Grant and K-12 Strong Workforce Development programs
  • Provide $300 million in one-time non-Proposition 98 funds for Full-Day Kindergarten facilities program
  • Provide $50 million in ongoing Proposition 98 funding for the Afterschool Education and Safety program
  • Provide $38.1 million for the Educator Workforce Investment Grant and establish the Golden State Teacher Grant Program
    • As we have learned, district budgets are complicated. And, in the 2018-19 year, it was even more complicated. I can say this with the utmost confidence: we are in a much better place, in every way, than we were when we first realized we had problems with our unaudited actuals. Although tonight’s budget is still preliminary, we are very close to presenting a budget to the Board for the 2019-20 school year that has integrity! Dr. Salkeld will share more during her presentation; but, I want to take this opportunity to deeply thank her and the finance team (including budget analysts, accountants, accounting technicians) for all the time, effort, and extra hours they expended this entire year to get us back on track. And yes, they constructed the actual budget, but there were many other hands that contributed to the final product – school secretaries, principals, directors, senior admin assistant, senior executive assistants, program managers, HR staff, payroll staff, purchasing and accounting staff, labor relations, and assistant superintendents.
    • Neighboring districts are also experiencing structural deficits. Some have offered early retirement incentives and they are laying off staff. Here is where we are different. We, too, were experiencing a structural deficit; however, we have been able to use the Supplemental Early Retirement Plan (SERP) to help right-size Sweetwater. Even with declining enrollment, we have not laid off one permanent employee. Thanks again to our labor leaders who partnered with us to offer the SERP and the Board of Trustees for their approval to move forward, and then we are grateful for working with us to eliminate positions, not people, during our fiscal distress.
    • Staff and community still want to know what happened and how did we get here. Structural deficits occur when expenditures exceed revenues. In recent years, structural deficits are happening because of three key situations: declining enrollment, contributions to Special Education, and increasing retirement costs. But how did ours happen so suddenly? We have been working all year on improving our systems, practices, and procedures with our position control committee, meeting with school sites and departments regularly to discuss budgets and spending, and improving/creating the reports we get from True Course. We anticipate our new finance module with Infor will significantly assist us going forward. Finally, as President Pike announced in March, we will also get information when the AB139 Extraordinary Audit is completed. Once we receive the results, that too, will guide our system going forward.
    • Please know, even with all the progress we have made, we realize we still have work to do. Fiscal distress like we have experienced is complex and we will need to continue to monitor our budget closely, and do our best to be transparent with all stakeholders as we move forward.
  • June 6 is “D-day,” otherwise known as The Invasion of Normandy. On June 6, 1944, the Allied Forces of Britain, America, Canada, and France attacked German forces on the coast of Normandy, France. With a huge force of over 150,000 soldiers, the Allies attacked and gained a victory that became a turning point for World War II in Europe.
  • Perhaps you saw a segment on CBS News about a 97-year old former paratrooper who celebrated the 75th anniversary of D-Day with another jump in the same location. Staff Sergeant Tom Rice was part of the 101st Airborne Division and the D-Day generation who challenged all age stereotypes. Seventy-five years ago, he was dropped behind enemy lines with the job of preventing German reinforcements from reaching the front as the main invasion force stormed the beaches.  This was a great story of a kind of jump requiring a different kind of bravery. So, here’s some trivia that isn’t so trivial: After the War, Tom Rice was hired here in Sweetwater as a Government teacher in 1950 at Chula Vista HS. In 1959, he transferred to Hilltop HS where he stayed until he retired on June 17, 1983 – 36 years ago today! We are so proud of this 97-year old D-Day Veteran! Congratulations and thank you Mr. Rice.
  • This past week I attended the high school ASB Leadership Camp. Their theme was “Taking leadership to infinity and beyond.” It was total excitement, positive energy, and deliberate intention to make 2019-20 the best year ever! We have amazing student leaders and dedicated assistant principals of student activities who make it their goal to be inclusive and provide extra-curricular activities/events that connect students to their school. Thank you for planning early to make this coming school year one to remember! Here is a video the ASB students created to end their ASB camp experience!
  • Thank you for the opportunity to serve you!

Mensaje de la superintendente – Junta de la Mesa Directiva del distrito que se llevó a cabo el 17 de junio de 2019.

  • Bienvenidos a nuestra penúltima junta antes de terminar el ciclo escolar  2018-2019. Hoy, presentaremos el borrador del LCAP y el presupuesto preliminar. Ha sido un año muy largo en muchos aspectos; y en otros parece que acabamos de empezar.
  • Conforme al Código de Educación, y aún más importante, debido a que es lo correcto, la audiencia pública del LCAP siempre se lleva a cabo antes del presupuesto preliminar. ¿Por qué se hace así? El orden a seguir es importante debido a que las necesidades estudiantiles impulsan las prioridades del presupuesto. Desde que revisamos el LCAP en el 2015, compartimos los cambios casi cada mes en las juntas de la mesa directiva del distrito, solicitamos la opinión de las partes interesadas a través de las juntas de los concilios escolares, DELAC, y DPAC, y los grupos estudiantiles de enfoque. El presente año llevamos a cabo juntas de acuerdo a la zona que le corresponde a cada miembro de la mesa directiva en las que participaron más de 800 alumnos, miembros del personal, y familias. En base a la información y recomendaciones agregamos más clases de Educación Técnica y Profesional y al LCAP, junto con períodos de recursos en las preparatorias centrados en la asistencia. La Dra. Álvarez compartirá más información durante el punto en la orden del día de hoy de la audiencia pública.
  • Los presupuestos del distrito están controlados por la legislatura estatal y el gobernador. Como ustedes han observado y escuchado, el presente año la cronología del presupuesto inicia con la propuesta del gobernador a principios de enero, la revisión de mayo del gobernador (obviamente en el mes de mayo), la propuesta de los legisladores para el gobernador emitida para el 15 de junio, y el presupuesto final adoptado por el gobernador, y firmado para finales de junio. A continuación mencionaré lo que la  asamblea legislativa aprobó enviar al Gobernador Newsom el 13 de junio; por consiguiente, el Gobernador Newsom tiene 12 días (hasta el 25 de junio) para firmar el presupuesto adoptado:

Azul – sin impacto en nuestro presupuesto. Rojo – tiene un impacto positivo en nuestro presupuesto. Verde – cambio significativo desde la propuesta del gobernador. Se anticipa un impacto positivo, actualmente sin impacto.

  • Aprobar el depósito de fondos para contingencias del nivel de la Proposición 98 y de la Cuenta de Estabilización del Sistema de Escuelas Públicas, tal como lo propuso el Gobernador Newsom at en la Revisión de mayo.
  • Proveer únicamente el 3.26% del ajuste legal por costo la inflación para la Fórmula del Control Local de Dispersión de Fondos (LCFF*) sin establecer objetivos más altos para la LCFF.
  • Aumentar las tasas de educación especial de acuerdo al nivel de la meta estatal (calculado en $557.27 dólares por asistencia diaria para el ciclo escolar 2019-2020) para aquellas Áreas del Plan Local de Educación Especial que actualmente reciben menos de dicha cantidad y $493 millones de dólares para menores de 3 a 4 años de edad con discapacidades.
  • El mecanismo de financiamiento para menores de preescolar con discapacidades actualmente se desconoce.
  • Proporcionar alivio para la tasa de aportación del empleador del Sistema de Jubilación de Maestros del Estado de California (CalSTRS) y del Sistema de Jubilación de Empleados Públicos de California (CalPERS) al mismo nivel de financiamiento estatal propuesto en la Revisión de mayo ($ 500 millones de dólares en 2019-2020 y $ 350 millones de dólares en 2020-2021), pero dividido para los dos sistemas de jubilación en lugar de sólo a CalSTRS.
  • Actualmente se desconocen las tasas eficaces de aportación por parte del empleador al CalSTRS y al CalPERS.
  • Retener tanto la Beca de Incentivo para la Educación Técnica Profesional como los programas para el Desarrollo de una Fuerza Laboral Sólida de kindergarten a 12° grado.
  • Proveer $300 millones de dólares en fondos otorgados por vez única  que no sean de la Propuesta 98 para el programa de instalaciones de Kindergarten de día completo.
  • Proveer $50 de dólares en fondos de la Propuesta 98 para el programa de Educación y Seguridad que se ofrece después del horario regular de clases.
  • Proveer $38.1 millones de dólares para la Beca de Inversión en la Fuerza Laboral para Educadores y establecer el Programa de Becas de maestros Golden State.
    • Como hemos aprendido, los presupuestos del distrito son complicados. Y, en el ciclo 2018-2019, fue aún más complicado. Puedo decirles con toda certeza: estamos en mucho mejor situación, en todos aspectos, que como estábamos cuando nos dimos cuenta que teníamos problemas con nuestros activos reales no auditados. Aunque el presupuesto de esta noche sigue siendo preliminar, estamos muy cerca de presentar un presupuesto a la Mesa Directiva del Distrito para el ciclo escolar 2019-2020 que cuenta con integridad. La Dra. Salkeld compartirá más información durante su presentación; sin embargo, quiero aprovechar esta oportunidad para agradecer profundamente a ella y al equipo de finanzas (que incluye analistas de presupuestos, contadores, técnicos de contabilidad) por el tiempo, esfuerzo, y las horas extras que han dedicado este año a encarrilarnos enderezarnos. Cabe mencionar, que si bien es cierto que ellos elaboraron el presupuesto actual, hubo muchas otras manos que contribuyeron al producto final: secretarias de las escuelas, directores de las escuelas, directores, asistentes administrativos titulares, asistentes ejecutivos titulares, administradores de programa, personal de RR.HH. personal del departamento de nómina, personal de compras y contabilidad, relaciones laborales, y los superintendentes adjuntos.
    • Los distritos escolares vecinos también están experimentando déficits estructurales. Algunos han ofrecido incentivos de jubilación temprana y están despidiendo personal. Es aquí donde somos distintos. Nosotros también experimentamos un déficit estructural; sin embargo, hemos podido utilizar el Plan Complementario de Jubilación Temprana (SERP*) para ayudar al distrito de Sweetwater a llegar al tamaño adecuado. Incluso con la disminución en la cantidad de inscripciones, no hemos despedido a un solo empleado permanente. Gracias nuevamente a nuestros líderes sindicales que se asociaron con nosotros para ofrecerle al SERP y al Consejo de Administración su aprobación para avanzar, y también estamos agradecidos por trabajar con nosotros para eliminar puestos, no personas, durante nuestra crisis fiscal.
    • Los miembros del personal y de la comunidad todavía quieren saber qué fue lo que ocurrió y cómo llegamos aquí. Los déficits estructurales se producen cuando los gastos superan los ingresos. En los últimos años, se producen déficits estructurales debido a tres situaciones clave: disminución de la cantidad de inscripciones, aportaciones a la educación especial, y aumento de los costos de jubilación. ¿Pero cómo es que el déficit de nosotros fue tan repentino? Hemos trabajado todo el año para mejorar nuestros sistemas, prácticas, y procedimientos con el comité de control de puestos, reuniéndonos regularmente con el personal escolar y del distrito para discutir presupuestos y gastos, y cómo mejorar y crear los reportes que obtenemos del sistema True Course. Anticipamos que nuestro nuevo módulo de finanzas con Infor nos ayudará significativamente a seguir adelante. Finalmente, como anunció el presidente Pike en marzo, también obtendremos información cuando se complete la Auditoría Extraordinaria AB139. Una vez que recibamos los resultados, también eso servirá para guiar nuestro sistema en el futuro.
    • Estamos conscientes que aún con el progreso que hemos logrado, nos damos cuenta de que todavía tenemos trabajo por hacer. Las dificultades fiscales que hemos experimentado son complejas y tendremos que seguir monitoreando nuestro presupuesto muy de cerca, y hacer todo lo posible por ser transparentes con todas las partes interesadas a medida que progresamos.
  • El 6 de junio es el día de la Batalla de Normandía, también conocido como “Día D”. El 6 de junio de 1944, las Fuerzas Aliadas de Gran Bretaña, Estados Unidos, Canadá, y Francia atacaron a las fuerzas alemanas en la costa de Normandía, Francia. Con una enorme fuerza de las de más de 150,000 soldados, los aliados atacaron y obtuvieron una victoria que se convirtió en un punto de inflexión para la Segunda Guerra Mundial en Europa.
    • Quizá hayan visto un segmento en el noticiario de la cadena CBS sobre un ex paracaidista de 97 años que celebró el 75 aniversario del “Día D” con otro salto efectuado en el mismo lugar. El sargento Tom Rice fue parte de la 101 División Aerotransportada y de la generación del “Día D” que desafió los estereotipos de todas las edades. Hace setenta y cinco  años, fue puesto detrás de las líneas enemigas con el trabajo de evitar que los refuerzos alemanes llegaran al frente cuando la fuerza de invasión principal asaltó las playas. Esta fue una gran historia de un tipo de salto que amerita un tipo diferente de valentía. Entonces, aquí hay algunas preguntas que no son tan triviales: después de la guerra, Tom Rice fue contratado aquí en Sweetwater como maestro de la materia de Gobierno de EE.UU. en 1950 en Chula Vista HS. En 1959, se trasladó a Hilltop HS, donde permaneció hasta que se jubiló el 17 de junio de 1983, ¡hace 36 años! ¡Estamos muy orgullosos de este veterano del “Día D” de 97 años! Felicitaciones y gracias Sr. Rice.
  • La semana pasada asistí Campamento de Liderazgo de las ASB de las preparatorias. El tema fue “Llevar el liderazgo hasta el infinito y más allá”. ¡Fue una emoción total, una energía positiva y una intención deliberada de hacer del 2019-2020 el mejor año de todos! Tenemos líderes estudiantiles increíbles y subdirectores dedicados de actividades estudiantiles que tienen como objetivo ser inclusivos y ofrecer actividades y eventos extracurriculares que conectan al alumno con su escuela. ¡Gracias por planificar con tiempo para que el nuevo ciclo escolar sea inolvidable! Mostraremos un vídeo que los alumnos de la ASB crearon para concluir su experiencia de campamento de la ASB!
  •  ¡Gracias por la oportunidad de servirles!