Superintendent Message – Board Meeting August 12, 2019

  • Welcome to our first August Board Meeting. Our second meeting on Aug. 26 will be hosted by Montgomery HS.
  • We have completed our first three weeks of the school year. Already, we have staff and student accomplishments to share:
  • Several of our student wrestlers who qualify with Mexican/American dual citizenship competed in a National Olympiad hosted by Mexico. Congratulations to MVH student athlete Sonia Baniqued for winning two Bronze Medals and one silver!
  • Twelve of our schools hosted very successful Back to School nights last week with another 12 hosting this week! This is a great opportunity to share the great things going on at each of our schools!
  • On Aug. 6th, over 125 students from ELM, RDR, OLH attended a STEM Symposium at the Naval Base San Diego as part of the Dept of Defense Grant. Students were guided by naval personnel and participated in several hands-on projects. Students, staff, and parent volunteers were ecstatic with this opportunity and are looking forward to other events related to the Grant.
  • Our employees not only excel in their daily work with students, but they unselfishly also help in the community. Here is one of those great examples and I’m sure there are many more. CPH Principal Viky Mitrovich received an email from a community member last Thursday. Here is what it said, “Hello Principal Mitrovich, I did not attend Castle Park High, but one of your teachers made a significant impact on me. Last week I got a flat tire on the 52 West Freeway and a teacher from CPHS stopped and helped me put the spare tire on my car. I didn’t get his name, but he was wearing a CPHS Trojans t-shirt and had just come from swimming in the ocean. He was tall and mentioned he has a wife, daughter and dogs.
    I wanted to let him know that I got home safely and that it meant a lot for someone to stop and offer help. This teacher reminded me of the kind of educator that goes above and beyond and really cares about other people. It would mean a lot if you could relay my appreciation to him. Thank you! That good Samaritan is CPH Teacher Harold Myers. What a great role model for all of us!
  • In Our Hometown magazine, there was an article recognizing EHA Teacher Valerie Ruiz as this month’s Education Advocate. The article identified her as a “passionate champion and educational advocate for special education students in the SUHSD.” Thank you for representing us!
  • SUHI is hosting the Eric Paredes Save-a-Life Foundation (EPF) free heart screening this coming weekend, Aug. 18, 9am – 3pm. Youth between the ages of 12 -25 are invited to register for a free heart screening, walk-ins are welcomed! EPF has screened over 27,000 teens for heart abnormalities. About 1 in 300 students are at risk for Sudden Cardiac Arrest (SCA) – a leading cause of death under 25, the #1 killer of student-athletes and the leading cause of death on school campuses. Heart screenings are not a part of annual checkups or pre-participation sports physicals, even though most heart conditions have no warning signs or unrecognized symptoms — which is why Eric’s Foundation screens for free. This effort is personal for me. My nephew, a graduate of our district, died of SCA one day shy of his 19th birthday close to five years ago. Please pass the word and share this free heart screening to your family and friends in order to prevent a potential heart problem.
  • Kudos to District Athletic Coordinator Joe Heinz! Over the weekend, he organized and hosted our 2nd Annual All Coaches Meeting to provide professional development in the areas of mental health of athletes, revisions to concussion protocol, understanding appropriate boundaries with student athletes, SUHSD Injury Clinic updates, athletic training and other topics. We are one of the few, if only, districts in SD County that provides this kind of professional development for our on-site and walk-on coaches. Thanks to the entire team for organizing Saturday’s training!
  • Last week I visited two schools on my listening/communication tour. This week I will be visiting three sites. I appreciate the time staff took to share their comments, ideas, and suggestions thus far. I hope to see you when I visit your school.
  • As you know, each meeting, I take time to acknowledge the hard work and many accomplishments of our students and staff in Sweetwater. This is very deliberate because this means there is progress being made on a daily, weekly, monthly, and yearly basis and I want to acknowledge that work and success.
  • With that said, I am disappointed and frustrated that once again the San Diego County Office of Education has taken a deficit model perspective and approach to the progress we have made over the past year and the work we are doing now.
  • Yes, absolutely, last year we were in fiscal distress. We admitted we were in distress when we reported it to SDCOE in September 2018; and, we took steps daily, weekly, monthly, and annually to right the course; to make adjustments to move from the negative to the positive.
  • In regards to our relationship with SDCOE, we have taken the high road at all times; doing our best to keep the disagreements we have with the County staff about their decisions and actions only between our two agencies and not publicized with the media. Unfortunately, this “agreement” was not mutually agreed upon and, as a result, we’ve taken a number of hits (publicly) from the SDCOE whose role, we believe, is to be one of support and not obstruction.
  • One question I have is…is SDCOE acting congruent with both the spirit and the letter of AB1200? According to the FCMAT website, “AB1200 is a statewide plan for county offices of education and school districts to work together at the local level to improve fiscal procedures, standards and accountability.” From our perspective, the County has not been working “with” us, but rather continually “moved the goal post” as we work to comply with their requests.
  • What is the motivation for the County Office to continually put Sweetwater on display in a negative light, even when not warranted?
  • It is important that our staff and community understand our perspective. Let me give the most recent example of the headline of the article on the front page of the UT on Aug. 9 read, “County Rejects School District Budget” with the sub-title “Office of Education: Sweetwater plan not accurate by millions.” That statement is NOT an accurate picture of our adopted budget.
  • Since February, Dr. Salkeld and I have been meeting with SDCOE on a weekly basis to discuss topics such as fiscal accountability; retirement (SERP) savings; cash management and cash borrowing; budget interim reports; budget development, projections and solutions; FCMAT AB139 Extraordinary Audit; County of San Diego Treasurer’s loan; and our current and future finance system. Dr. Mark Skvarna, who was appointed SUHSD’s fiscal advisor by SDCOE, and whose role is to report back to the County on whether he thinks the district is making sound financial decisions, has also been included in these dialogues.
  • It was at the Aug. 7th meeting SDCOE Deputy Superintendent Mike Simonson said he was going to send us a letter later that day stating our 2019-20 Adopted Budget is being disapproved.
  • We were stunned that the County, who says they are working with us, would inform us at noon we would receive a letter disapproving our budget that same day. We asked to have more dialogue regarding the contents. We were advised the discussion would be held after we received the letter.
  • We also asked why would SDCOE make this premature decision when we had NOT finished closing the 2018-19 financial books and completed the unaudited actuals.
  • Within 24 hours of receiving the letter, there were two published articles about the contents of the letter without the opportunity to discuss as promised by SDCOE.
  • SDCOE’s recent letter contains assumptions, suppositions, and hyperbole about our budget that are NOT confirmed. Examples of this in the letter include, “the 2019-20 adopted budget appear to be understated” and “entries totaling $39.9M that appear to have been intentionally left  out of the initial document.” This letter discounted and discredited any and all progress we made over the past year, as well as the individuals working on the fiscal recovery plan. We continue to stand by our balanced budget with noted solutions, believing they are reasonable and attainable. As you have heard from Dr. Salkeld, district budgets are a point in time based upon the best information we have at each stage of the budget development. That means they are projections. The statements in the letter from SDCOE, we believe, were made to convince our staff and community that our adopted budget is deliberately not telling the truth about our fiscal reality simply because SDCOE does not agree with our solutions nor our projections.
  • What is the truth? The truth is we have hardly had time to take a breath over the past year working to improve our fiscal stability. The truth is we have taken our responsibility very seriously. The truth is we listened to our staff and community and took action to right the course with the least disruption to students. The truth is we are not in crisis right now! Do we still have work to do – absolutely.
  • And finally, the truth is we have a list of accomplishments that demonstrated the progress we have all made that helped move us forward as a district.
  • Our accomplishments include the following:
  • Even with the fiscal distress we were experiencing, we did not lay off one single, permanent employee in our district. We are extremely proud of that! Because we experienced declining enrollment, we needed to reduce/right-size our staff. SDCOE wanted us to lay off staff – our belief is to keep our employees and look for alternatives. Our alternative was the Supplemental Early Retirement Plan (SERP). We have downsized our staff approximately 8% and we did that by eliminating positions, not people!
  • As you recall, and as is stated in the recent SDCOE letter, they were vehemently opposed to Sweetwater offering the SERP. Here are the numbers that can be found in our PeopleSoft payroll reports for which SDCOE also has access themselves to view. Since December, we saved $10.5M in cash flow from the General Fund and just over $12M in all funds due to the SERP. None of these savings would have been possible if we had taken the advice of SDCOE to lay off staff. The 336 eligible employees who voluntarily resigned or retired (all from the upper end of the salary schedule) prevented us from having to lay off well over 450 employees (all from the lower end of the salary schedule) to get the same cost savings. And, we are glad we chose the SERP because we are investing in our new employees with programs like New Teacher Induction and other professional development opportunities.
  • We created a Position Control Committee that met and continues to meet regularly to determine whether a position is needed and actually in the budget before it is approved.
  • The Board approved a Position Control Analyst job whose main responsibility is to be the hub between HR, payroll and finance. That employee is in place and making a valuable contribution in this new role.
  • We are still holding collaborative conversations with our Labor Partners and plan to continue that practice.
  • On top of the daily work required of our staff last year, we still compiled thousands of documents for various external reviews, Public Record Requests, and requests from the SDCOE.
  • We heard what the community said and we stopped borrowing from Mello Roos Fund 49. We, and most districts, still have a need to borrow, but, as of July, we are now borrowing from the County Treasurer.
  • School sites and departments meet regularly to discuss budgets and personnel allocations to ensure we are all speaking the same language and understand the expectations.
  • Our Adult Ed program has reorganized and the General Fund no longer needs to make a contribution to their program – this was a FCMAT recommendation.
  • Over 70 of our classified employees have been promoted within our district to new positions opened as a result of the SERP.
  • Those are some of the actions we executed last year and are proud to announce those successes again tonight!
  • So, please know – we will continue to move forward with transparency. We not only have the skill to continue making improvements with our fiscal stability, we have the will to make it happen!
  • Thank you for your support and collaboration!

Mensaje de la superintendente – Junta de la mesa directiva que se llevó a cabo el 12 de agosto de 2019.

  • Bienvenidos a nuestra primera junta de la mesa directiva del mes de agosto. Nuestra segunda junta se llevará a cabo el 26 de agosto en Montgomery High School.
  • Concluimos las primeras tres semanas del ciclo escolar, y ya contamos con logros estudiantiles y del personal para compartir con ustedes:
    • Algunos de nuestros alumnos de lucha grecorromana, que cuentan con doble nacionalidad (mexicana y estadounidense) compitieron en la Olimpiada Nacional organizada por México. ¡Felicidades a Sonia Baniqued alumna atleta de MVH por ganar dos medallas de bronce y una de plata!
    • ¡Doce de las escuelas del distrito organizaron juntas de regreso a clases que se llevaron a cabo la semana pasada y resultaron muy exitosas la semana pasada y otras 12 las organizaron para la semana en curso! Es una gran oportunidad para compartir los grandes acontecimientos que suceden en nuestras escuelas.
    • El 6 de agosto, más de 125 alumnos de ELM, RDR, OLH asistieron al Simposio STEM en la Base Naval de San Diego como parte de la subvención del departamento de Defensa. Los alumnos fueron guiados por el personal de la naval y realizaron varios proyectos prácticos. Los alumnos, miembros del personal, y padres de familia voluntarios se mostraron encantados con esta oportunidad y asistir a otros eventos relacionados con la subvención.
    • Los empleados del distrito no sólo sobresalen en su labor diaria con los alumnos, sino que también ayudan desinteresadamente en la comunidad. El siguiente es uno de tantos grandes ejemplos, ya que estoy segura que existen muchos más. Viky Mitrovich, directora de CPH Principal recibió un correo electrónico de un miembro de la comunidad el jueves pasado. Decía lo siguiente: “Hola, directora Mitrovich, no asistí a Castle Park High, sin embargo uno de los maestros de su escuela hizo un impacto importante en mí. La semana pasada se me ponchó la llanta de mi auto en la autopista 52 en dirección oeste y un maestro de CPHS se detuvo a ayudarme y me cambió la llanta dañada por la llanta extra de mi auto. No le pregunté su nombre, pero traía puesta una playera de los Troyanos de CPH y venía de nadar en el mar, tiene esposa, una hija, y perros.
      Quería que él supiera que llegué a casa a salvo y que significó mucho que una persona se detuviera y me ofreciera ayuda. El maestro me recordó el tipo de educador que hace más de lo que se espera y que realmente se preocupa por los demás. Sería muy importante para mí que le expresaran mi agradecimiento. ¡Gracias! Harold Myers, maestro de CPH es ese buen samaritano. ¡Qué gran ejemplo para todos nosotros!
    • En nuestra revista Our Hometown, se publicó un artículo reconociendo a Valerie Ruiz, maestra de EHA como la Defensora de la Educación de este mes. El artículo la define como “campeona apasionada y defensora de la educación de alumnos de educación especial del distrito SUHSD.” ¡Gracias por representarnos!
    • SUHI ofrecerá la evaluación gratuita del corazón de la Fundación  Save-a-Life de Eric Paredes (EPF*) este fin de semana, 18 de agosto, de 9:00 a.m. a 3:00 p.m. Los jóvenes de 12 a 25 años de edad están invitados a registrarse para una evaluación cardíaca gratuita, ¡se aceptan personas sin previa cita! La EPF ha evaluado a más de 27,000 adolescentes para detectar anomalías cardíacas. Aproximadamente 1 de cada 300 alumnos está en riesgo de Paro cardíaco súbito (SCA*), una de las principales causas de muerte de menores de 25 años, la principal causa de muerte de alumnos atletas y la principal causa de muerte en los campus escolares. Las evaluaciones cardiacas no forman parte de las revisiones anuales o de los exámenes físicos de deportes previos a la participación, a pesar de que la mayoría de las afecciones cardíacas no presentan signos de advertencia o síntomas no identificados, motivo por el cual la Fundación de Eric realiza exámenes de manera gratuita. Es un esfuerzo personal para mí. Mi sobrino, ex alumno del distrito, murió de SCA un día antes de cumplir 19 años, hace casi cinco años. Comparta la información sobre esta evaluación cardíaca gratuita con su familia y amigos para evitar un posible problema cardíaco.
    • ¡Felicitaciones a Joe Heinz, coordinador atlético del distrito! Durante el fin de semana, organizó y ofreció la 2da Junta Anual de Entrenadores para proveer desarrollo profesional en las áreas de salud mental para atletas, actualizaciones al protocolo en caso de conmoción cerebral, saber cuáles son los límites apropiados con los alumnos atletas, información actualizada de la Clínica de Lesiones de SUHSD, entrenamiento deportivo y otros temas. Somos uno de los pocos distritos del Condado de SD que provee este tipo de desarrollo profesional para entrenadores locales y externos. ¡Gracias a todo el equipo por organizar el entrenamiento del sábado!
  • La semana pasada visité dos escuelas en mi tour por los planteles para escuchar y dialogar. Esta semana visitaré tres planteles. Agradezco el tiempo que se tomó el personal para compartir sus comentarios, ideas, y sugerencias hasta ahora. Espero verlos cuando visite su escuela.
  • Como ustedes saben, en cada junta, me tomo el tiempo para reconocer el arduo trabajo y los numerosos logros de nuestros alumnos y de los miembros del personal del distrito de Sweetwater. Esto es muy a propósito porque significa que se ha logrado progresar diariamente, semanalmente, mensualmente, anualmente, y quiero reconocer dicha labor y éxito.
  • Habiendo dicho lo anterior, me siento decepcionada y frustrada porque una vez más la Oficina de Educación del Condado de San Diego ha adoptado una perspectiva y un enfoque de modelo deficitario para el progreso que hemos logrado durante el año pasado y el trabajo que estamos haciendo actualmente.
    • Sí, absolutamente, el año pasado estábamos en crisis fiscal. Admitimos que estábamos en crisis cuando se lo informamos a la SDCOE en septiembre de 2018; y, tomamos medidas diarias, semanales, mensuales y anuales para corregir el curso, y hacer los ajustes necesarios para pasar de lo negativo a lo positivo.
    • En lo que respecta a nuestra relación con la SDCOE, hemos tomado el camino correcto en todo momento; haciendo todo lo posible para mantener los desacuerdos que tenemos con el personal del Condado sobre sus decisiones y acciones únicamente entre nuestras dos agencias y no publicadas en los medios. Desafortunadamente, este “acuerdo” no fue mutuo y, como resultado, hemos recibido varios golpes (públicamente) de la SDCOE cuyo papel, creemos, es el de apoyo y no el de obstrucción.
    • Una de las preguntas que tengo es, si… ¿la SDCOE está actuando de manera congruente de acuerdo al espíritu y la letra de la ley AB1200? Según la página de internet de FCMAT, “AB1200 es un plan estatal para que las oficinas de educación del condado y los distritos escolares trabajen unidos a nivel local para mejorar los procedimientos fiscales, los estándares y la el cumplimiento de responsabilidad”. Desde nuestra perspectiva, el Condado no ha estado trabajando “con” nosotros, sino que constantemente “cambia la meta” a medida que trabajamos para cumplir con sus exigencias.
      • ¿Cuál es la motivación de la Oficina del Condado para mostrar constantemente al Distrito de Sweetwater en una imagen negativa, incluso cuando no se justifica?
    • Es importante que los miembros del personal y de la comunidad entiendan nuestra perspectiva. Permítanme mostrarles el ejemplo más reciente del encabezado del artículo de la página principal del periódico UT del 9 de agosto que decía: “El Condado rechaza el presupuesto del Distrito Escolar” con el subtítulo, “La Oficina de Educación: El plan de Sweetwater no es preciso por millones.” Dicha declaración NO es una imagen precisa de nuestro presupuesto adoptado.
      • Desde el mes de febrero, la Dra. Salkeld y yo nos hemos reunido semanalmente con el personal de la SDCOE para discutir temas tales como la responsabilidad fiscal; ahorro de jubilación (SERP*); gestión de efectivo y préstamos en efectivo; informes provisionales de presupuesto; desarrollo de presupuestos, proyecciones y soluciones; Auditoría extraordinaria del FCMAT AB139; Préstamo del Tesorero del Condado de San Diego; y nuestro sistema financiero actual y futuro. El Dr. Mark Skvarna, quien fue designado asesor fiscal de SUHSD por SDCOE, y cuya función es informar al Condado sí cree que el distrito está tomando decisiones financieras acertadas, también se ha incluido en estos diálogos.
      • En la junta del 7 de agosto, el Superintendente Adjunto de SDCOE, Mike Simonson, dijo que nos enviaría una carta más tarde, el mismo día, informando que nuestro Presupuesto Aprobado 2019-2020 estaba siendo rechazando.
      • Nos sorprendió que el Condado, que dice trabajar con nosotros, nos informara al mediodía que recibiríamos una carta desaprobando nuestro presupuesto ese mismo día. Pedimos tener más diálogo sobre los contenidos. Nos informaron que la discusión se llevaría a cabo después de recibir la carta.
      • También preguntamos por qué la SDCOE tomaría esta decisión prematura cuando NO habíamos terminado de cerrar los libros financieros de 2018-2019 y completado los datos reales no auditados.
      • Dentro de las 24 horas transcurridas después de haber recibido la carta, salieron dos artículos publicados sobre el contenido de la carta sin la oportunidad de discutir como lo prometió la SDCOE.
      • La carta reciente de SDCOE contiene conjeturas, suposiciones e hipérboles sobre nuestro presupuesto que NO están confirmados. Los ejemplos de esto en la carta incluyen, “el presupuesto adoptado para 2019-2020 parece estar subestimado” y “entradas que suman un total de $ 39.9 millones de dólares que parecen haber sido intencionalmente excluidas del documento inicial”. Esta carta descontó y desacreditó todos y cada uno de los avances que realizamos durante el año pasado, así como a las personas que trabajan en el plan de recuperación fiscal. Seguimos respaldando nuestro presupuesto equilibrado con soluciones notables, creyendo que son razonables y alcanzables. Como han escuchado por parte de la Dra. Salkeld, los presupuestos del distrito equivalen a un punto en el tiempo basado en la mejor información que tenemos en cada etapa del desarrollo del presupuesto. Lo anterior significa que son proyecciones. Creemos que las declaraciones contenidas en la carta de la SDCOE se hicieron para convencer a nuestro personal y comunidad de que nuestro presupuesto adoptado, de manera deliberada, no está diciendo la verdad sobre nuestra realidad fiscal simplemente porque la  SDCOE no está de acuerdo con nuestras soluciones ni nuestras proyecciones
    • ¿Cuál es la verdad? La verdad es que apenas hemos tenido tiempo de respirar durante el último año en el cual hemos trabajando para mejorar nuestra estabilidad fiscal. La verdad es que nos hemos tomado nuestra responsabilidad muy en serio. La verdad es que escuchamos a los miembros del personal y de la comunidad y tomamos medidas para corregir el curso con la menor alteración para el alumnado. ¡La verdad es que en este momento no estamos en crisis! ¿Todavía tenemos trabajo que hacer? ¡Por supuesto!
    • Por último, la verdad es que tenemos una lista de logros que demostraron el progreso de todos y que nos ayudaron a avanzar como distrito.
      • Nuestros logros incluyen lo siguiente:
        • Incluso, a pesar de la dificultad fiscal que estábamos atravesando, no despedimos a un solo empleado permanente en el distrito. Estamos muy orgullosos de eso. Debido a que sufrimos una disminución en la cantidad de alumnos inscritos, necesitábamos reducir o ajustar el tamaño de nuestro personal. La SDCOE quería que despidiéramos al personal; nuestra creencia es conservar a nuestros empleados y buscar alternativas. Nuestra alternativa era el Plan Complementario de Jubilación Temprana (SERP). ¡Hemos reducido nuestro personal aproximadamente un 8%, y lo hicimos eliminando puestos, no personas!
        • Como recordarán, y como se indica en la reciente carta de la SDCOE, se opusieron vehemente a que el distrito de Sweetwater ofreciera el SERP. Las siguientes  son las cifras que pueden encontrar en nuestros informes de nómina de PeopleSoft a los cuales también tiene acceso la SDCOE. Desde el mes de diciembre, ahorramos $ 10.5 millones de dólares en flujo de efectivo del Fondo General y poco más de $ 12 millones de dólares en todos los fondos debido al SERP. Ninguno de dichos ahorros hubiera sido posible si hubiéramos seguido el consejo de la  SDCOE de despedir al personal. Los 336 empleados elegibles que renunciaron o se jubilaron voluntariamente (todos del extremo superior del calendario salarial) nos impidieron tener que despedir a más de 450 empleados (todos del extremo inferior del calendario salarial) para obtener el mismo ahorro de costos. Y nos complace haber elegido el SERP porque estamos invirtiendo en nuestros nuevos empleados con programas Inducción para Maestros Principiantes (New Teacher Induction) y otras oportunidades de desarrollo profesional.
        • Creamos un Comité de Control de Puestos que se reunió y sigue reuniéndose regularmente para determinar si se necesita un puesto y que esté en el presupuesto antes de que se apruebe.
        • La mesa directiva del distrito aprobó el puesto de analista de control de puesto cuya responsabilidad principal es ser el centro entre Recursos Humanos, nómina y finanzas. Dicho empleado está activo en sus funciones haciendo valiosas contribuciones en su nuevo papel.
        • Todavía sostenemos conversaciones de colaboración con nuestros socios laborales y planificamos seguir con dicha práctica.
        • Además del trabajo diario requerido por nuestro personal el año pasado, todavía recopilamos miles de documentos para varias revisiones externas, solicitudes de registros públicos y solicitudes de la SDCOE.
        • Escuchamos a la comunidad y dejamos de tomar préstamos del Fondo Mello Roos 49. Nosotros, y la mayoría de los distritos, aún tenemos la necesidad de solicitar préstamos, pero, a partir de julio, ahora estamos tomando préstamos del Tesorero del Condado.
        • Los planteles escolares y departamentos del distrito se reúnen regularmente para hablar sobre los presupuestos y asignación del personal con el fin de garantizar que todos hablemos el mismo idioma y entendamos las expectativas.
        • Nuestro programa de Educación para Adultos se ha reorganizado y el Fondo General ya no necesita aportar a su programa; la cual, fue recomendación del FCMAT.
        •  Más de 70 empleados clasificados han recibido asensos dentro del distrito a nuevos puestos abiertos como resultado del SERP.
        • ¡Las antes mencionas son algunas de las acciones que realizamos el año pasado y estamos orgullosos de compartir nuevamente dichos éxitos esta noche!
        • Por consiguiente, tengan presente que seguiremos avanzando con transparencia. No sólo tenemos la capacidad de seguir realizado mejoras a nuestra estabilidad fiscal, ¡tenemos la voluntad de hacerlo realidad!


  • ¡Gracias por su apoyo y colaboración!

(*Por sus siglas en inglés.)

Dra. Karen Janney




Si quieres ir rápido, ve solo. Si quieres llegar lejos, hazlo acompañado.