Superintendent Message – February 24, 2020

  • Personal Impact
  • One of the most difficult decisions or recommendations I will make as superintendent is on tonight’s agenda – the resolution in Q-1. The elimination of the Particular Kinds of Service (PKS) or the elimination of positions is difficult because it impacts staff – staff who we care about, staff we have welcomed into our district, and staff to whom we have entrusted the teaching and support of our students. We acknowledge that losing even one staff member impacts students, and in our budget considerations, student needs are the highest priority. There is no positive way to announce that if the resolution is passed, a large number of staff will receive layoff notices. The staff who are currently in the positions on the PKS may not receive a notice, however, because of the requirements of Ed Code. Based on district seniority and state credentialing, a list of the least senior teachers and counselors performing those services on the PKS are determined. Those staff will then be noticed with the possibility of not returning to work in our district when school starts in July. The numbers of positions on the PKS were determined by 1) allocations provided to school sites based upon projected enrollment trends and staffing that are based on contractual obligations; 2) the content area of personnel identified as “excess” by sites based upon student needs in the master schedule construction; and, 3) budget and Board priorities identified in workshops held in January.
  • Even in challenging financial times layoffs, for this governance team, have been a last resort. We look for other reductions first – like eliminating consultants and contracts that will save at least $2M in next year’s budget; we have negotiated successfully with our classified unions to continue furloughs for the current year and that reduction helps reduce next year’s deficit; management furloughs have continued this year and next year. Last year when we were in fiscal distress, we were able to avoid layoffs offering a supplemental early retirement plan and through all our labor partner’s willingness to take furlough days.  As a result, we eliminated over 100 classified vacancies, and we eliminated 27% of district office management positions that have not been restored.
  • This year we are in a different situation. An early retirement incentive is not an available option. Because we are in the people business, 87% of our budget costs are from personnel – 8% of personnel costs are management, 56% are teachers, 4% are counselors, 30% are CSEA, Confidential are less than 1%, and 2% are NAGE. We believe we can significantly reduce the impact of layoffs through changes to the calendar and other reductions in personnel costs.  With that said, it will still be painful when we deliver the layoff notices to teachers, counselors, and every certificated management employee.
  • Budget Influences Outside our Control
  • Rising Pension Costs
  • The major impacts resulting in our budget shortfall include a 5-year increase in pension costs that total an additional $19M ongoing yearly expense, an increase in contributions from the general fund to Special Education support from $43M in 2015 to $62M this year, and a 4-year trend of declining enrollment of 1739 students that equal $17.3M ongoing yearly loss in revenue. These trends are continuing into the 2020-21 school year and beyond, not only for us but for all school districts in California.

Increasing Employer Pension Cost

    • Enrollment and ADA Chart
    • A more recent factor that increased the number of positions on the PKS is the potential and unexpected expansion of 7th/8th grade in the Chula Vista Elementary School District. If CVESD expands to include additional 7th/8th grade classes through their charter schools, our enrollment will decline ever further. In presentations made to the CVESD Board, this plan is scheduled to be implemented in July 2020. There was no prior discussion with us from our elementary feeder district leaders, but we need to plan for the impact of such a decision going forward. We hope this is an area in which we, as Sweetwater, can all come together and share our concern. It’s important we let our community know all the fantastic programs we have in both middle and high schools….like here at CVM.

Enrollment and Average Daily Attendance

    • Why now?
    • Ed Code 44955 establishes a timeline and notice requirements to protect the rights of employees. Even though the budget is not firmly set and won’t be adopted until June 30, we still must follow the March 15 requirement to notice certificated employees if layoffs may be implemented in a final board decision by May 15.
    • This governance team knows that every decision made, every policy enacted, and every agenda item passed has real consequences for every stakeholder: students, parents, staff and members of our collective communities. The district continues to believe that finding solutions to these problems is far more productive, and the outcomes more positive when we can sit down with our labor partners and collaborate, including impacts and effects of this resolution! It has also been our philosophy that we want to eliminate positions and not people wherever possible. We have and will continue to approach the conversation at the bargaining table with openness and an interest in problem solving.
    • We know this resolution does not solve our entire budget shortfall, and we will continue our work as we build the budget and find solutions through June.  If all services on the list were eliminated, the projected savings to the 2020-21 budget is estimated at around $20M.  What is important is our commitment to continue meeting with all stakeholders regarding ongoing budget decisions related to our fiscal solvency and recovery plan.
    • In my final comment I want to provide clarification to the County’s role in budget oversight.  First, SDCOE has budget oversight and responsibility of every district in San Diego County according to AB1200 and SB1840. SDCOE is required to approve/disapprove budgets every year and to reaffirm certifications during the interim budget reports. They have had oversight of our budgets last year and all previous years, this year and all future years. That is not new and is definitely not an option for any district.
    • We want a positive certification for our 2020-21 budget –  the only way we receive a positive certification is when our budget is balanced and the 2% Economic Uncertainty is restored per State and County requirements. Once a positive certification is achieved, we no longer are bound by SB1840 that requires we are assigned a Fiscal Advisor or Expert and for whom we pay 75% of their fee. For Sweetwater, not having a Fiscal Advisor would result in an estimated $100k savings to our budget. Using multiple years to gain a positive certification will only add additional costs, not reduce them. It is a County and State expectation that ALL districts develop a balanced budget with all required reserves each and every year.

  • Repercusión en el personal
    • Una de las decisiones o recomendaciones más difíciles que haré como superintendente forma parte de la orden del día de esta noche: la resolución Q-1. La eliminación de Tipos Particulares de Servicio (PKS*) o la eliminación de puestos es difícil debido a que afecta al personal, personal que nos interesa, personal que hemos recibido en nuestro distrito, y al que le hemos confiado la enseñanza y el apoyo que brindan a nuestros alumnos. Reconocemos que perder incluso a un miembro del personal afecta al alumnado, y en nuestras consideraciones presupuestarias, las necesidades del alumno son la mayor prioridad. No existe una manera positiva de anunciar que si se aprueba dicha resolución, una gran cantidad de empleados recibirán notificación de despido. Sin embargo, el personal que actualmente ocupa puestos en PKS quizá no reciba notificación debido a los requisitos del Código de Educación. En base a antigüedad en el distrito y las cédulas del estado, se genera una lista de los maestros y consejeros con menos antigüedad que realizan dichos servicios en PKS. A dicho personal se le notificará sobre la posibilidad de no regresar a trabajar a nuestro distrito cuando inicien las clases en julio. La cantidad de puestos de PKS se determinó por: 1) los puestos asignados a las escuelas en función de las tendencias proyectadas de inscripción y la dotación de personal que se basa en las obligaciones contractuales; 2) el área de contenido del personal identificado como “exceso” por los planteles en función a las necesidades de los alumnos al elaborar el horario maestro; y 3) el presupuesto y las prioridades de la mesa directiva del distrito identificadas en los talleres realizados en enero.
    • Incluso en tiempos económicos difíciles, los despidos, para este equipo de gobernanza, ha sido el último recurso. Primero recurrimos a otras reducciones, como por ejemplo, eliminar consultores y contratos que ahorrarán por lo menos $2 millones de dólares en el presupuesto del próximo año; negociamos exitosamente con los sindicatos del personal clasificado para seguir con los días libres sin goce de sueldo para el presente año y que dicha reducción contribuya a reducir el déficit del próximo año; los días libres sin goce de sueldo para el personal administrativo continuarán durante el presente año y el próximo. El año pasado cuando estábamos en dificultades fiscales, pudimos evitar los despidos ofreciendo un plan complementario de jubilación temprana y gracias a la disposición de todos los grupos sindicales a aceptar días libres sin goce de sueldo. Como resultado, eliminamos más de 100 vacantes de puestos de personal clasificado, y eliminamos el 27% de los puestos de administración de la oficina del distrito que no han sido restablecidos.
    • El presente año la situación es distinta. El incentivo de jubilación temprana no es una opción disponible. Debido a las exigencias del distrito el 87% de los costos de nuestro presupuesto proviene del personal – 8% de los costos del personal son de personal administrativo, 56% maestros, 4% consejeros, 30% pertenecen a la unidad sindical CSEA, el personal confidencial equivale a menos del 1%, y el 2% son NAGE. Creemos que podemos reducir de manera significativa el impacto de los despidos a través de cambios en el calendario y otras reducciones en los costos de personal. Sin embargo, aún será doloroso cuando entreguemos las notificaciones de despido a maestros, consejeros y a personal certificado con puestos de supervisor.
  • Influencias presupuestarias fuera de nuestro control
    • Aumento de los costos de pensión
      • Las principales consecuencias de nuestro déficit presupuestario incluyen un aumento de 5 años en los costos de pensión que suman un gasto anual adicional constante de $ 19 millones de dólares, un aumento en las aportaciones del fondo general al apoyo de Educación Especial de $ 43 millones de dólares en 2015 a $ 62 millones de dólares en el presente año, y una tendencia de 4 años de disminución de la cantidad de alumnos inscritos de 1739 alumnos que equivale a una pérdida anual de ingresos de $ 17.3 millones de dólares. Dichas tendencias seguirán durante el ciclo escolar 2020-2021 y en adelante, para nosotros y para todos los distritos escolares del estado de California.

Incremento a los costos de las pensiones de los empleados

  • Gráfica de la cantidad de inscripciones y del promedio diario de asistencia estudiantil ADA*
    • Un factor más reciente que aumentó el número de puestos en el PKS es la posible e inesperada expansión de 7º y 8º grados en el Distrito Escolar de Educación Básica de Chula Vista (CVESD*). Si CVESD se expande para incluir clases adicionales de 7º y 8º grados a través de sus escuelas autónomas, la cantidad de alumnos inscritos en nuestro distrito disminuirá aún más. En las presentaciones realizadas ante la mesa directiva de CVESD, dicho plan está programado para implementarse en julio de 2020. No se llevó a cabo una discusión previa con nosotros por parte de los líderes de distrito correspondiente de educación básica, pero necesitamos planificar el impacto que tendrá en el futuro dicha decisión. Esperamos que esta sea un área en la que nosotros, como distrito de Sweetwater, podamos unirnos y compartir nuestra inquietud. Es importante que compartamos con nuestra comunidad información sobre todos los programas fantásticos que tenemos en las secundarias y preparatorias… como aquí en CVM.

  • ¿Por qué ahora?
    • El artículo 44955 del Código de Educación establece una línea cronológica y requisitos de notificación para proteger los derechos de los empleados. Aunque el presupuesto no se ha establecido de manera firme y no se adoptará hasta el 30 de junio, debemos acatar el requisito del 15 de marzo para notificar a los empleados que cuentan con cédula de maestro si los despidos pueden implementarse en la decisión final de la mesa directiva antes del 15 de mayo.


  • Este equipo de gobernanza está consciente que cada decisión que se toma, cada política promulgada y cada tema de la orden del día tiene consecuencias reales para todas las partes interesadas: alumnos, padres de familia, personal, y miembros de nuestras comunidades colectivas. ¡El Distrito sigue pensando que encontrar soluciones a dichos problemas es mucho más productivo y se obtienen resultados más positivos cuando podemos sentarnos con nuestros socios laborales y colaborar, incluyendo los impactos y efectos de la resolución en cuestión! Asimismo, nuestra filosofía ha sido que queremos eliminar puestos y no a personas siempre que sea posible. Tenemos y seguiremos abordando la conversación en la mesa de negociación con apertura e interés en la resolución de problemas.
  • Sabemos que la resolución no resuelve el déficit del presupuesto en su totalidad, y seguiremos nuestro trabajo conforme armamos el presupuesto y encontramos soluciones hasta el mes de junio. Si se eliminaran todos los servicios de la lista, el ahorro proyectado para el presupuesto del año escolar 2020-2021 se calcula en aproximadamente $20 millones de dólares. Lo importante es nuestro compromiso de seguir reuniéndonos con todas las partes interesadas en torno a las decisiones presupuestarias en curso relacionadas con nuestro plan de solvencia y recuperación fiscal.


  • En mi comentario final quiero aclarar el papel que desempeña el Condado en la supervisión del presupuesto. En primer lugar, conforme a la ley 1200 de la Asamblea Legislativa y la ley 1840 de la SDCOE tiene la supervisión del presupuesto y la responsabilidad de todos los distritos del Condado de San Diego. La SDCOE tiene como requisito aprobar o rechazar los presupuestos cada año y ratificar las certificaciones durante los informes interinos del presupuesto. Han supervisado nuestros presupuestos el año pasado y todos los años anteriores, el presente año y los supervisarán en los años futuros. Lo anterior no es nuevo y definitivamente no es una opción para ningún distrito.


  • Queremos una certificación positiva para nuestro presupuesto del año escolar 2020-2021: la única manera en que recibimos una certificación positiva es cuando nuestro presupuesto está balanceado y se restablece el 2% para incertidumbre económica según los requisitos estatales y del condado. Una vez que se logra una certificación positiva, ya no estamos obligados conforme a la ley 1840 del Senado que requiere que se nos asigne a un asesor fiscal o experto y por el que pagamos el 75% de sus honorarios. Para el Distrito de Sweetwater, no contar con un asesor fiscal generaría un ahorro aproximado de $ 100 mil dólares en nuestro presupuesto. El necesitar de varios años para obtener una certificación positiva únicamente agregará costos adicionales, no los reducirá. La expectativa del Condado y del Estado es que TODOS los distritos elaboren cada año un presupuesto balanceado con las reservas requeridas.

(*Por sus siglas en inglés.)


Dra. Karen Janney




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